Paso a paso: ¿cómo prepararse para la transición a la jornada de 40 horas? Guía InfoBlock

La implementación gradual de la jornada de 40 horas obligará a las empresas a examinar la administración de turnos, incidencias, descansos y otros procesos relacionados con la gestión del tiempo laboral. Más allá del cumplimiento normativo, el reto será mantener la productividad, optimizar recursos y garantizar que las decisiones operativas estén respaldadas por información confiable

Comprender cómo se emplean las horas de trabajo; verificar la calidad y trazabilidad de los registros; revisar los conceptos que se pagan como tiempo extra; fortalecer la planeación operativa; e integrar la gestión del tiempo con la toma de decisiones son acciones que las organizaciones pueden comenzar a implementar desde hoy para prepararse ante la reducción gradual de la jornada laboral.

La activación de esta reforma obligará a las compañías a revisar la administración de turnos, incidencias, descansos y otros procesos relacionados con la gestión del tiempo. En las organizaciones con grandes plantillas, el desafío no se limitará a ajustar horarios, pues es crucial contar con información confiable que permita mantener niveles de eficiencia, respaldar la operación y facilitar la adopción de los nuevos esquemas laborales.

Aunque la mayoría de dichas compañías ya se apoya en sistemas digitalizados para administrar asistencia, nómina y recursos humanos, aún es frecuente encontrar información dispersa entre distintas plataformas, procesos manuales o reglas operativas que dificultan tener una visión integral del tiempo laboral.

«Esta reforma representa una oportunidad para que las empresas entiendan mejor cómo se utiliza el tiempo dentro de sus operaciones. La visibilidad sobre la jornada real de trabajo permite identificar áreas de mejora, optimizar recursos y tomar decisiones más informadas sin afectar la productividad», explica Tomás Kachadourian, director de Inteligencia de Negocios de InfoBlock.

Ante este escenario, el directivo propone cinco acciones que las grandes compañías pueden explorar desde ahora, al margen de la etapa en la que les corresponda implementar la nueva duración de la jornada.

1. Comprender cómo se emplea el tiempo: antes de modificar calendarios o plantillas, es indispensable contar con datos precisos sobre la operación actual. Identificar las áreas con mayor carga de trabajo, cambios de turno, incidencias recurrentes o uso constante de horas extraordinarias brinda un punto de partida para planear la transición y descubrir oportunidades de mejora.
2. Comprobar la calidad de los registros: la información debe ser consistente, trazable y capaz de respaldar decisiones relacionadas con asistencia, descansos, vacaciones, licencias y otras incidencias. Además de facilitar el cumplimiento laboral, esto permite comprender mejor la dinámica operativa y detectar oportunidades de optimización.
3. Validar qué conceptos se están pagando como tiempo extra: es recomendable revisar qué conceptos se están considerando como tiempo extra y verificar que se encuentren respaldados por registros válidos y trazables. Existen situaciones en las que ciertos pagos se originan por procesos administrativos, prácticas históricas o información que no siempre está vinculada a un evento real de asistencia o trabajo efectivo. Antes de asumir que la transición a una jornada menor implicará mayores costos, hay que detectar oportunidades para eliminar pagos excedentes y mejorar la precisión de los procesos. «Muchas organizaciones descubren diferencias entre el tiempo extra pagado y el efectivamente registrado. Por ello, vale la pena analizar con detalle qué se está pagando y cuál es el sustento operativo de cada concepto», enfatiza Kachadourian.
4. Reforzar la planeación operativa: la reforma exige analizar cómo se asignan los turnos, cómo se cubren las necesidades de cada área y cuáles podrían ser los efectos en departamentos críticos. La planeación basada en datos permite anticipar escenarios, distribuir mejor la carga de actividades y establecer alternativas para garantizar la continuidad del negocio.
5. Integrar la gestión del tiempo con la toma de decisiones: cuando esta información se incorpora a los procesos de análisis y gestión, las organizaciones obtienen una visión más completa. «Se habla de digitalización de procesos financieros, comerciales o productivos, pero la gestión del tiempo laboral todavía suele operar de manera aislada. El siguiente paso es convertir esos datos en un aliado para incrementar la productividad y respaldar mejores decisiones de negocio», agrega Kachadourian.

La discusión sobre la jornada de 40 horas actualizará procesos que han permanecido sin cambios durante años. Más allá del cumplimiento normativo, las organizaciones que comprendan con precisión cómo se emplea cada hora de trabajo estarán mejor preparadas para adaptarse al nuevo entorno laboral sin comprometer la continuidad de sus operaciones.

Acerca de Infoblock
InfoBlock es una empresa mexicana especializada en la gestión del tiempo laboral y la productividad. A través de un ecosistema propio de hardware y software, ayuda a las organizaciones a transformar los registros de jornada en información confiable para optimizar operaciones, garantizar el cumplimiento laboral y mejorar la toma de decisiones. Actualmente, la compañía tiene presencia en 10 países, gestiona más de 500 mil colaboradores y cuenta con más de 12,000 equipos Libera instalados en México y Latinoamérica, consolidándose como uno de los principales referentes en tecnología para la gestión del tiempo laboral en la región. Para conocer más sobre InfoBlock, visitar https://infoblock.mx/.