Debido a la situación que se está viviendo en México y el mundo con la pandemia del Covid-19, las autoridades han recomendado tomar medidas para evitar el aumento de los contagios. Una de las más importantes, además de decretar el cierre de eventos masivos, escuelas y centros de recreación, es que las compañías continúen sus actividades de manera remota.

Con el fin de facilitar la integración del entorno digital en los procesos de trabajo, SONDA, principal red latinoamericana de servicios y soluciones de Tecnologías de la Información (TI) de clase mundial, sugiere distintas herramientas para mantener la productividad, los ritmos y flujos de trabajo habituales mediante el trabajo a distancia.

La Organización Internacional de Trabajo (OIT) define el trabajo a distancia como aquella modalidad en la cual éste se realiza en una ubicación alejada de una oficina central o instalaciones de producción, separando así al trabajador del contacto personal con colegas con quienes se comparte esa oficina, todo esto habilitado por la tecnología. (Citado en Vittorio Di Martino, 2004).

“Es importante considerar que situaciones de riesgo como la que el mundo enfrenta hoy día, se convierte en una oportunidad de volvernos creativos y tomar mano de la función que las tecnologías de información nos ofrecen. El trabajo a distancia es, sin duda, uno de los formatos más sugeridos en una etapa de distanciamiento social, ya que permite asegurar la salud de los empleados, no suspender una gran parte de las actividades laborales e incluso mejorar la productividad”, señaló Salvador Cabral, CEO de SONDA en México.

Aún cuando el informe: “Influencia de las tecnologías de la información y de la comunicación (TIC) sobre la salud de los trabajadores¹”, elaborado por la Universidad Internacional de Valencia, afirma que actualmente 2.5% de la

población laboral activa en México trabaja en la modalidad de teletrabajo, la implementación de este formato todavía debe ser adoptado por muchas otras organizaciones; incluso por aquellas que no se consideran aptas debido a que la naturaleza de sus negocios requiere la presencia física de los colaboradores. Para SONDA, incluso en estos casos, la modalidad es viable, solo se requiere generar conocimiento y dar una consultoría adecuada para determinar la mejor manera de implementar el concepto en todos los casos. “Las empresas solo deben asegurar y garantizar la conectividad desde cualquier lugar; e implantar sistemas de acceso remoto que sean seguros y disponibles”, señaló Cabral. “El desafío es potenciar al máximo la fuerza laboral en movimiento para darles independencia del lugar físico en que trabajan y que cuenten con todas las herramientas necesarias para contribuir al crecimiento del negocio, permitiendo su productividad al máximo, una colaboración eficiente y relacionamiento desde un ambiente seguro, un smart working funcional, como el que promovemos en SONDA”, concluyó.

Ventajas del trabajo a distancia

Para SONDA el trabajo a distancia, en general, provee de grandes ventajas al empleador y el empleado, entre ellas:

Aumenta la productividad. Es conocido que el trabajo a distancia repercute en un aumento en la productividad, que suele cifrarse entre el 10% y el 20%, que en casos como el actual, favorece la seguridad física y emocional de los empleados.

Disminuye el ausentismo. Con una vida más armónica y equilibrada, la compañía tiene menos probabilidades de sufrir del ausentismo de sus empleados, qué según empresas de Recursos Humanos, puede llegar a representar hasta un 7.3% en el costo de su nómina anual. Muchas de estas ausencias se dan por un imprevisto o porque tuvieron que realizar una actividad que no podía ser compatible con el horario laboral.

Controla y da seguimiento permanente. Gracias a las herramientas tecnológicas, el trabajo a distancia permite la medición de productividad, favoreciendo que los jefes y líderes de proyectos tengan acceso permanente al estado de avance sobre las metas propuestas. La oferta de aplicaciones y software especializados en el seguimiento de procesos y proyectos es amplia y ofrece desde versiones gratuitas, sencillas pero efectivas, hasta plataformas completas que además de permitir el seguimiento ofrecen análisis y estadísticas sobre el avance de los procesos.

Aprendizaje de nuevas habilidades. Tanto la empresa, como el colaborador deberán adoptar otras habilidades para desempeñarse eficazmente en la modalidad de trabajo remoto, tales como aprender nuevos métodos de comunicación, administrar proyectos que no hacen evidente la distancia física entre él y su equipo de trabajo, concentración en ambientes relajados y llenos de distracciones, como el del hogar, y disciplina, mucha disciplina.

Provee un modelo más objetivo de evaluación del trabajo. Debido a que esta modalidad no implica la supervisión de un superior en el lugar de trabajo, la forma de evaluación se ve modificada al beneficiar el producto final o los KPI’s objetivo, sobre el proceso y la metodología que el trabajador emplee para llegar a ellos.

La adopción del trabajo a distancia no será sencilla, sin embargo, es una ocasión de reforzar políticas, prepararse para las futuras necesidades de los empleados y las empresas, y por qué no, demostrar que la resiliencia es una característica intrínseca del ser humano.

Infraestructura tecnológica

Previo a considerar una estrategia de trabajo remoto, es necesario verificar la situación de las TI, que, aunque regularmente están listas para brindar continuidad comercial, requieren de planear la administración del centro de datos y, sobre todo, el estatus en la nube para sistemas críticos. Realizar ejercicios previos de plataformas de video, voz y chat es indispensable, así como priorizar las actividades y aplicaciones claves de TI. De la misma forma, si es detectado que la infraestructura tecnológica, resulta poco conveniente para aplicaciones como ésta, es una oportunidad para aprovechar los servicios de red como correo electrónico, mensajería instantánea o plataformas gratuitas que resultan funcionales.

En este contexto, SONDA en México presenta algunas herramientas para gestionar la productividad a distancia:

Soluciones operadas desde la nube. A través de proveedores como IBM, Amazon Web Service o Microsoft, se puede controlar operaciones a todo nivel y desde cualquier lugar del mundo. Tienen capacidad para ser no solo proveedores de gran almacenamiento, también para crear grupos de trabajo y colaboración en tiempo real.

Flujos de trabajo. Hay diferentes plataformas de colaboración en línea. Desde Trello, Slack o Monday, hasta el sistema de gestión a través de una cuenta de Google. Cada una ofrece bondades para el trabajo a distancia, todo depende del tamaño de empresa y de las necesidades de la misma.

Planeación de tareas. Time Doctor o ClockingIT son dos herramientas de seguimiento a equipos de trabajo, que le ayudan a administrar el trabajo de sus colaboradores y a dar seguimiento puntual al desarrollo del proyecto.

Reuniones a distancia. Existen soluciones implementadas con partner de SONDA en México, como Cisco, con

Webex, o Avaya; y de dominio público como Teams, Skype Empresarial, Zoom o Google Meet.

Comunicación interna. Existen herramientas que facilitan el contacto entre los miembros de una organización empresarial. Un ejemplo de ellas es Workplace, la red social de Facebook dirigida a empresas que, con la misma estética y algunos de sus servicios, ofrece un muro, chat, transmisiones en directo, todo para mantener la comunicación interna, compartir ideas del proceso creativo de los equipos de trabajo y difundir noticias interesantes de la compañía.