COVID-19, detonante de una nueva cultura de trabajo y educación virtual

La amenaza por el contagio de coronavirus ha llegado a México, y con ello un sinfín de medidas que debemos implementar para poder mitigar su propagación además del impacto social y económico. El distanciamiento social parece ser la medida más efectiva ante el avance de la pandemia, y el uso de la tecnología para trabajar o estudiar a distancia parece ser el mayor ensayo global de cómo funcionar sin tener que desplazarnos, mientras puede ser el detonante de una nueva cultura de trabajo y de educación.

Múltiples plataformas se convertirán en el mejor aliado durante el periodo de crisis sanitaria. Sin embargo, el uso de estas herramientas requerirá un gran compromiso tanto por parte de las organizaciones como de las personas. Es por eso que profesores del ISDI, escuela de negocios digitales, ha creado una guía para que individuos y organizaciones comiencen a desarrollar una verdadera cultura de actividades económicas y académicas a distancia:

¿Qué necesitamos?

La clave para llevar exitosamente una operación offline a una operación online está en tener claro cuáles son los componentes y las adaptaciones que se deberán hacer para los siguientes puntos:

PROCESOS

Al establecerlos será necesario definir y utilizar metodologías ágiles, las cuales permiten adaptar la forma de trabajo y enseñanza a las condiciones que se presentan, consiguiendo flexibilidad e inmediatez en la respuesta para amoldar el proyecto y desarrollarlo de acuerdo a las circunstancias específicas. De esta manera se conseguirá gestionar de forma autónoma y eficaz incrementando la productividad. Debiendo poner especial énfasis en:

• Planificación de tareas: Se debe tener una visión clara de las actividades y optar por plataformas que permita registrar o ejecutar la jornada desde cualquier dispositivo.
• Rutinas: El tiempo no puede volverse una obsesión, los horarios son importantes. Sin embargo, el tiempo en work from home se flexibiliza, no todos los que ahora “forzosamente” deben autogestionarse son disciplinados de nacimiento, las personas tienen que adaptarse a un ritmo diferente. Es necesario tener claro los objetivos, rutinas laborales y las personales para que ninguna se afecte.
• Medición de desempeño: Existen diversas herramientas en línea para implementar un sistema por el que cada individuo indique la tarea que está realizando en cada momento y el tiempo para realizarla, y en el caso de la enseñanza tener acceso a videos, chats, material didáctico, etc.
• Plazos de entrega: Con anticipación, hay que establecer tiempos de respuesta en cuanto a la atención, producción y entrega de objetivos, de esta manera será más fácil adoptar un ritmo y eso dictará naturalmente los ciclos de trabajo.

Bien, sabemos qué hacer, pero en la práctica ¿cómo es posible mantener la cadencia de ejecución de procesos en un ambiente online sin morir en el intento? Todo se trata de adquirir ritmo y desde la perspectiva individual, cada quién deberá administrar todos los factores.

HERRAMIENTAS

Está claro que para trabajar o formarse en línea, se tiene que tener cierta infraestructura base para llevarse a cabo, desde la computadora, conexión de internet, que son básicos, hasta componentes más complejos, como las plataformas de gestión, las plataformas de educación,  la arquitectura y seguridad de la información.

En el mercado hay muchos productos que pueden resolver este requerimiento; sin embargo, no todo es para todos. ¿Se acuerdan de los procesos? Tenerlos definidos es una obligación para no hacer inversiones innecesarias y no entorpecer la ejecución de las actividades. Deben ser tecnologías enfocadas a negocios o enseñanza y utilizarse de acuerdo a los requerimientos de cada proyecto y de acuerdo con la aplicación de procesos y metodologías ágiles antes establecidas:

• Colaboración: Estas herramientas o plataformas, simplifican, automatizan, o conectan procesos o sistemas de trabajo e incluyen todo lo necesario para establecer gestionar un proyecto, desde herramientas de comunicación hasta diversos softwares de oficina online.
• Gestión de proyectos: Permiten a los equipos organizar y asignar tareas, rastrear el progreso del proyecto y crear flujos de trabajo. Se actualiza en tiempo real y en algunos es posible adjuntar documentos, compartir comentarios y hacer listas de tareas con fechas de entrega.
• Comunicación: Herramientas que permiten acercar por medio de llamadas de voz y video a los colaboradores y estructurar conversaciones o videoconferencias a distancia. Existen muchas opciones en el mercado y la de nuestra elección deberá ir relacionada con el número de individuos del equipo y necesidades, tales como, almacenar archivos o trabajar de manera colaborativa durante las conversaciones.

Para que el uso de las nuevas herramientas sea adaptado con mayor rapidez y eficacia, estas deben ser User friendly: Intuitivas, amigables y fáciles de usar para que permitan descubrir y aprender de manera rápida las principales funciones.

RECURSOS

Lo más importante será la gestión del capital humano y la resistencia al cambio uno de los principales retos, la resistencia provocará que la transición sea un período complicado, sin embargo, con una buena comunicación y cercanía es gestionable. La apertura y actitud es individual, pero el crear un ambiente de confianza es responsabilidad de la organización, así como el incentivar principios de :

• Autogestión: Es fundamental, por un lado y por otro, la gestión de los grupos de trabajo debe ser empática, oportuna, clara y precisa. Es necesario que todos construyan para que los espacios virtuales sean verdaderos ambientes de aprendizaje y colaboración.
• Cultura del trabajo remota: Se refiere a la manutención de la cultura y valores que ya existen en un ambiente presencial con la adquisición de nuevos elementos. Por ejemplo, el desarrollo de nuevos hábitos  y “check-ins”. Un ejemplo  puede ser construido a partir de una canción de fondo antes de empezar una clase, y el check-in, puede darse al reconocer el estado de ánimo que cada quien trae para un encuentro virtual.
• Hábitos comunes: Estos pueden perderse fácilmente estando en casa, como el chiste durante las clases, las conversaciones del café, del pasillo o de la mesa de trabajo ¿Cómo creamos estos espacios virtualmente? Ahí se requiere de liderazgo (formal e informal) que es el principal responsable por generar la conexión emocional entre los grupos de trabajo y la institución u organización.

Liderazgo

Hacer el cambio de OFF al ON puede ser una gran oportunidad para adquirir nuevas habilidades y competencias, pero no todos saben cómo hacerlo. El factor de equilibrio será marcado por los líderes, ya sean managers, profesores, tutores, etc., quienes tendrás que mediar habilidades de unos y apoyar el desarrollo de otros.

• Liderazgo virtual: Los líderes deben saber lo que está sucediendo y necesitan comunicar lo que sucede. Cuando trabajamos remotamente solemos perder un poco de referencia y el responsable de integrar todos los componentes es el líder. Por lo tanto, la principal competencia del liderazgo virtual, no es otra más que la comunicación. En un ambiente virtual, sin comunicación no hay liderazgo.

Datos de OCC Mundial, indican que las actividades laborales o académicas a distancia permiten un ahorro en traslados por individuo de hasta 39 mil pesos anuales, así como alrededor de 590 horas en transportación que mejor utilizadas, pueden impulsar la productividad y mejorar la calidad de vida.

Si bien en México sólo 30% de las firmas han implementado políticas de trabajo remoto, la crisis en la que hoy nos encontramos urge el que  las organizaciones de todos los sectores, públicas y privadas, sigan entendiendo la relevancia de esta tendencia derribando mitos y barreras mentales para impulsar la innovación en la cultura laboral.