¿Cómo las empresas pueden gestionar un regreso productivo a las oficinas?
A pesar de que en el país aún es incierta la fecha en que se podrá regresar por completo a las oficinas, debido a los constantes cambios en el semáforo epidemiológico de cada estado, esta compleja situación refuerza la necesidad de que las empresas cuenten con un plan que incluya una transición amigable y productiva.
“Volver a las oficinas será un cambio tan drástico como en su momento lo fue implementar el home office, por ello requiere de planeación integral que incluya tanto la permanencia de las medidas de higiene necesarias, como una nueva organización de los equipos de trabajo”, señala Andrea Rojas, Head de Recursos Humanos en Runa, plataforma de nómina y gestión de Recursos Humanos.
Sin importar el tamaño de la empresa o la cantidad de colaboradores, Runa recomienda seguir 7 líneas de acción para garantizar que el retorno a las oficinas sea de manera segura y que el trabajo se lleve a cabo de manera coordinada:
Procurar el bienestar del equipo. Cuidar del equipo de trabajo es sumamente importante, ya que su bienestar físico y emocional está directamente relacionado conla productividad.
De acuerdo con el reporte El Fututo del trabajo en América Latina, realizado por Runa, el 65% de las empresas de la región implementaron diversas estrategias para disminuir los riesgos psicosociales de sus trabajadores a partir de la pandemia.
Algunas de estas estrategias son: juntas periódicas uno a uno, coaching, programas de capacitación y liderazgo, engagement, entre otras.
Adecuar el espacio. Un factor importante para considerar es que el espacio físico de la oficina sea funcional y seguro para los colaboradores. Por ello es importante que las empresas redistribuyan sus áreas de trabajo para cuidar la adecuada ventilación y las medidas de la sana distancia.
Inclusive algunas empresas han optado por rediseñar las oficinas para establecer separaciones físicas, o se han trasladado a un espacio más grande o cercano a la vivienda de sus trabajadores, para evitar así que pasen el menor tiempo posible en el transporte público.
No eliminar totalmente el home office. Para garantizar el éxito de la reapertura de oficinas esta estrategia debe hacerse de manera gradual, por lo que debe haber una evaluación sobre qué miembros son indispensables en el mismo espacio físico y que ellos sean los primeros en regresar. Se debe considerar regresar a las oficinas de manera intercalada; es decir, dos días de oficina por tres de home office y aumentar poco a poco la jornada de oficina.
No obstante, habrá algunas labores que podrán seguirse desempeñando de manera remota sin mayor problema, por lo que las empresas deben acercarse a sus trabajadores y consultarlos.
Implementar horarios escalonados y jornadas reducidas. Además de continuar con el home office como una opción abierta, los horarios escalonados y las jornadas de trabajo reducidas ayudarán a que los trabajadores se sientan cómodos y seguros, ya que su contacto con otras personas se reduce.
Establecer protocolos sanitarios. El uso de cubrebocas, gel y la toma de temperatura deben ser medidas permanentes hasta que las autoridades sanitarias designen lo contrario.
Asimismo, redoblar esfuerzos para la sanitización y limpieza de áreas comunes, sobre todo elevadores, comedores y oficinas con poca ventilación.
Fomentar un ambiente de trabajo empático. Al inicio, el regreso será complicado para todos; sin embargo, los líderes de equipo y el área de Recursos Humanos jugarán un papel importante en el ánimo y capacidad de organización de los grupos de trabajo.
Ambos tienen la tarea de fomentar un ambiente empático en el que predomine el respeto y entendimiento, esto será clave para gestionar un regreso exitoso y que el trabajo en la oficina sea productivo y amigable.
Comunicar las estrategias. Cada una de las estrategias y dinámicas deben comunicarse a los trabajadores de forma clara, precisa y respetuosa.
Para este rubro es importante que las organizaciones establezcan canales de escucha, para aclarar todas y cada una de las dudas o inquietudes del equipo de trabajo.
Por ello, es importante pensar en juntas de grupos reducidos. Siempre será mejor hablar de frente y reforzar lo dicho con gráficos o infografías, antes que únicamente mandar correos o mensajes de texto en los chats de trabajo.
