9 razones para implementar un Portal de Proveedores: Box Factura

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Para empresas en crecimiento o con operaciones complejas que enfrentan constantemente desafíos administrativos, fiscales y contables, la implementación de un Portal de Proveedores con tecnología de punta se está convirtiendo en una inversión inteligente, estratégica y rentable. Este tipo de plataformas aportan múltiples beneficios: optimizan procesos, promueven la eficiencia, incrementan la transparencia y respaldan la toma de decisiones de negocio con datos actualizados y completos.

En el terreno de la gestión administrativa, un buen Portal de Proveedores abre la puerta a la posibilidad de reducir costos operativos y maximizar la deducibilidad en términos fiscales, incrementando la viabilidad financiera del negocio. Su impacto se extiende más allá de los límites internos de la empresa, ya que construye lazos de confianza con toda la cadena de suministro y ayuda a fortalecer las relaciones comerciales.

La adopción de tecnología es esencial para mantener la competitividad. Uno de los mayores beneficios de un Portal de Proveedores de última generación es que facilita el cumplimiento de las regulaciones fiscales, en un entorno normativo tan cambiante como el mexicano.

Las empresas que se han aferrado a prácticas obsoletas corren el riesgo de sufrir una reducción de sus capacidades de deducibilidad y un aumento considerable de sanciones por parte de la autoridad. De acuerdo con el Estudio de Afectaciones a la Deducibilidad de las empresas en México 2023, elaborado por Box Factura, las empresas en el país han comenzado a sentir el impacto de los nuevos requerimientos de las autoridades fiscales en este año, se estima que disminuirán la capacidad de deducción entre un 6% y un 11%.

La acelerada evolución de la tecnología ha resultado ser una gran aliada, las empresas tienen la creciente necesidad de adoptar soluciones tecnológicas para agilizar y optimizar sus procesos administrativos, contables y fiscales. La clave para mantenerse competitivo radica en la capacidad de incorporar y aprovechar la tecnología para superar los retos de un entorno cambiante.

Con esto en mente, Box Factura, enumera las 9 razones más importantes para implementar un Portal de Proveedores de última generación, pensado para optimizar la gestión fiscal y contable:

1. Eficiencia y Simplicidad: El Portal de Proveedores centraliza la gestión de proveedores, agilizando la administración de recepción de facturas, estatus de pagos y las comunicaciones. Esto reduce la complejidad y mejora la eficiencia operativa.
2. Control y Trazabilidad: Llevar un mejor control de la recepción y aceptación de facturas, así como la conciliación de las órdenes de compra y la confirmación de los pagos. Este enfoque permite centralizar la base de datos y la gestión de proveedores, facilitando su clasificación, categorización y agrupación.
3. Transparencia y Visibilidad: La plataforma proporciona una visión en tiempo real de los datos relacionados con proveedores y facturación, fomentando la transparencia y fortaleciendo la confianza en las relaciones comerciales.
4. Reducción de Errores: La automatización de procesos en el Portal de Proveedores minimiza errores humanos, como la captura incorrecta de datos, reduciendo el retrabajo y los costos asociados a ello, minimizando la posibilidad de sanciones y ayudando a las empresas al cumplimiento fiscal en tiempo y forma.
5. Toma de Decisiones Informadas: Contar con datos y reportes en tiempo real sobre el desempeño de proveedores, costos, pagos y otros indicadores clave, permite a las empresas tomar decisiones más informadas y estratégicas.
6. Optimización del Flujo de Efectivo: Agilizar los procesos de facturación y la gestión de las cuentas por pagar, ayuda a tener un manejo más eficiente del flujo de efectivo y evita penalizaciones o costos reputacionales asociados a pagos atrasados.
7. Reducción de Costos Operativos: La automatización y la reducción de errores resultan en una disminución sostenible de los costos operativos a largo plazo, además de ayudar en la negociación de mejores términos y condiciones con los proveedores.
8. Cumplimiento y Responsabilidad: Un Portal de Proveedores de última generación ayuda a garantizar el cumplimiento de regulaciones y estándares éticos, como políticas de sostenibilidad, responsabilidad social corporativa y requisitos legales, así como de la normativa vigente en materia de cumplimiento fiscal.
9. Fortalecimiento de las Relaciones Comerciales: Fomenta el desarrollo del ecosistema de proveedores mejorando la relación entre la empresa y sus proveedores al proporcionar información en tiempo real para el avance de sus procesos.

Datos recientes de Box Factura, revelan que, si bien el 87% de las empresas tienen políticas claras para la recepción de facturas para sus proveedores, pero solo un 32% implementa mecanismos y plataformas para la recepción y procesamiento de los CDFIs de forma automatizada.

La solución especializada de Portal de Proveedores de Box Factura está optimizada para contribuir directamente a la reducción de costos operativos y maximizar la deducibilidad, elementos fundamentales para garantizar la viabilidad financiera.

Además, facilita la implementación de candados configurables para hacer la recepción de tus facturas más eficiente y sin errores, centraliza el proceso de recepción de facturas, asimismo permite la configuración de políticas y la vinculación automática de complementos de pago.

El Portal de Proveedores de Box Factura permite estandarizar la recepción de información, agilizar los procesos administrativos y mejorar la comunicación con los proveedores manteniéndolos informados del estatus de sus facturas. Además de su continua actualización asegura que toda la documentación fiscal tenga la información completa requerida por el SAT para tener una correcta acreditación de los gastos.

Principales características y beneficios:

• Interfaz amigable y fácil de usar, se hospeda la nube por lo que no requiere. Instalación cuenta con capacidades superiores de ciberseguridad.
• Controla el proceso de recepción de facturas y aplica políticas como candados.
• Establece días, horarios, método y forma de pago, uso de CFDI, órdenes de compra y más.
• Envía notificaciones por cancelaciones directas y facturas en proceso de cancelación, además de revisión automática de proveedores en listas negras del SAT.
• Vincula los complementos de pago de manera automática.
• Envío de avisos a proveedores de resumen de facturas con adeudos en complementos de pago.
• Bloquea automáticamente a proveedores con adeudos en recibos electrónicos de pago.
• Instalación on premise, conciliación con facturas del SAT, reportes personalizados, integración con ERPs y web services para desarrollo.

La suite de herramientas de Box Factura complementa al Portal de Proveedores con tres servicios adicionales de gran utilidad:

El primero es la Descarga Masiva Premium, para los casos en que un proveedor no envía su factura, esta herramienta automáticamente descarga diario todos los CFDIs faltantes de la plataforma del SAT, así como los complementos de pago.

El segundo servicio es el Monitor de Cancelaciones de Box Factura, es una solución de vigilancia de CFDIs que envía alertas en el momento que encuentra un folio anulado, además de revisar si los proveedores se encuentran en las listas negras del SAT.

El tercero, es Bóveda Digital, una herramienta de almacenamiento en la nube que además de operar bajo los más estrictos estándares de seguridad, permite establecer diferentes niveles de usuarios asegurando que solo los miembros del más alto nivel puedan ver la información más sensible, como los registros de nómina.

“La utilidad y rentabilidad de un Portal de Proveedores es innegable, fomenta la transparencia en las relaciones comerciales, promueve una colaboración de mutuo  beneficio entre las empresas y sus proveedores, habilita la autogestión, impulsa la eficiencia y el rendimiento administrativo. La información en tiempo real facilita mejoras estratégicas y la automatización de procesos. Todo esto se traduce en ahorros significativos para las empresas de todos los tamaños”, asegura Rafael Soto, CEO de Box Factura.